Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendría que seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla o personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen:
1. Reducir costos.
2. Acelerar la recopilación de datos.
3. Mejorar la efectividad.
4. Reducir la parcialidad.
Analizar cada pedazo de papel, hablar con todos y leer cada página Web de la organización sería demasiado costoso para el analista de sistemas. Copiar los informes, quitarles tiempo valioso a los empleados y duplicar encuestas innecesarias produciría un gasto considerable e innecesario.
El muestreo ayuda a acelerar el proceso mediante la recopilación de datos seleccionados en lugar de todos los datos de la población entera. Además, el analista de sistemas se ahorra el trabajo de analizar los datos de toda la población.
También la efectividad en la recopilación de los datos es un aspecto importante. El muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad si se puede obtener la información más precisa. Este tipo de muestreo se consigue, por ejemplo, al hablar con menos empleados pero haciéndoles preguntas más detalladas. Además, si se entrevistan menos personas, el analista de sistemas puede tomarse su tiempo para verificar que no haya datos perdidos o incompletos, mejorando así la efectividad de la recopilación de datos.
Finalmente, es posible reducir la parcialidad en la recopilación de datos mediante el muestreo. Por ejemplo, cuando el analista de sistemas entrevista a un ejecutivo de la empresa, éste está involucrado con el proyecto, debido a que ya le ha invertido tiempo y quisiera que fuera exitoso. Cuando el analista de sistemas pide una opinión sobre una característica permanente del sistema de información instalado, el ejecutivo entrevistado podría proporcionar una evaluación parcial, debido a que hay pocas posibilidades de cambiar la característica.
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